Tietosuojaseloste
5.11.2020 alkaen

Rekisterinpitäjä

WestStar Oy (jäljempänä ”WestStar”)
Y-tunnus: 2223699-7
Osoite: Aleksanterinkatu 17 B, 15110 Lahti
Asiakaspalvelu: +358 50 502 4296

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja@weststar.fi

Rekisterin nimi

WestStar Oy:n asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri (”WestStar Oy:n asiakasrekisteri”)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien että päättyneiden perintäasioiden käsittely, seuranta, hallinta sekä perintätoimenpiteistä päättäminen, laskutus sekä asiakkaiden tunnistaminen. Käytössä oleviin perintäjärjestelmiin rekisteröidään perintätoimeksiannot, niihin liittyvät riita- ja rikosasioiden oikeudenkäynnit; konkurssi-, velkajärjestely- ja yrityssaneeraus- ja konsultaatioasiat. Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu aina joko sopimukseen, suostumukseen, kulloinkin voimassa olevaan lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen. Asiakasrekisteriin tallennetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot.

WestStarin tavanomaiseen liiketoimintaan liittyvät henkilötietojen käsittely lisäksi, käsittelemme rekrytoinnin yhteydessä työnhakijoidemme henkilötietoja.

Käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen sisältyvät ainakin:

• rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen
• yhteystietojen hallinnointi
• laskutus ja perintätoimenpiteet
• sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen
• Asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.
• hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen
• liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus
• anonymisoidun datan analysointi palveluiden kehittämiseksi ja tehostamiseksi
• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista, kirjanpitolaista ja tietosuojalaeista.
• rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden suorittaminen
• tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti
• Rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Sähköistä suoramarkkinointia ei kohdenneta velallisasiakkaille.
• ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan Tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien markkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen.

Asiakkaan perustiedot ja yksilöivät tunnisteet:

• nimi
• henkilötunnus ja sukupuoli
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• pankkiyhteystiedot
• muut asiakkaan antamat tiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot:

• asiakkuuden alkamisajankohta
• tiedot asiakkaalle lähetetyistä ilmoituksista
• IP-osoite, josta asiakas on ottanut yhteyttä palveluun
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet)
• rekisteröityyn kohdistetut ja muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö (mukaan lukien rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden kampanjoihin liittyvät tiedot)
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot

Lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämiä tietoja, kuten

• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain velvoitteiden täyttämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä toimivat asiakkaan ilmoittamat tiedot, WestStar Oy:n tarkistamat tiedot (Bisnode Finland Oy, Suomen Asiakastieto Oy, Väestörekisterikeskus, yksityishenkilöiden nimi- ja osoitetietoja välittävät yritykset) ja palvelun ylläpidon yhteydessä muutetut tiedot.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin ulkopuolisille, lukuun ottamatta:

• viranomaisia lakisääteisissä tapauksissa;
• tuomioistuimen päätöksen nojalla; ja
• rekisterinpitäjän laskutuksesta ja perinnästä vastaavaa yritystä.

Henkilötietoja luovutetaan lähinnä tuomioistuimelle asian käsittelyn yhteydessä ja ulosottoviranomaisille täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Lisäksi velallista koskevia tietoja luovutetaan kunkin velan toimeksiantajalle ja tietyissä tapauksissa luottotietorekisterinpitäjälle.

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Siinä tapauksessa, että jossain tapauksessa olisi tarve siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ryhtyy WestStar riittäviin toimiin varmistaakseen, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan muun muassa sopimusvelvoittein. Perinnässä tietojen EU/ETA-alueen ulkopuolelle lähettäminen voisi tulla kyseeseen esimerkiksi kansainvälisen perinnän tilanteessa, jossa käytetään paikallista yhteistyökumppania.

Rekisterin sisäinen käyttöja automaattinen käsittely

Manuaalinen aineisto säilytetään asianmukaisesti lukituissa tiloissa. Sähköisesti tallennettu tieto säilytetään asianmukaisesti suojatussa, käyttäjätunnistuksen vaativassa tietojärjestelmässä. Tiedot käsitellään luottamuksellisesti, eivätkä niihin pääse käsiksi yrityksen ulkopuoliset tahot.

Rekisteri sijaitsee suojatussa ja valvotussa laitetilassa. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus liittyen rekisterin tietoihin ja pääsy rekisteriin on teknisesti ja fyysisesti suojattu.

WestStarin liiketoiminnassa ei käytetä automatisoitua päätöksen tekemistä.

Rekisteritietojen säilytysaika ja hävittäminen

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat kirjanpitolaki (1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017). Tavanomaisesti tietoja säilytetään 5 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Työnhakijoiden hakemuksia liitteineen säilytetään 12 kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan tietojen säilyttäminen perustuu suostumukseen, eli työnhakija voi koska tahansa ilmoittaa, mikäli hän haluaa tietojensa poistamisen tapahtuvan aiemmin.

Manuaalinen aineisto hävitetään tuhoamalla fyysiset asiakirjat. Sähköisesti tallennettu tieto hävitetään tuhoamalla asianmukaiset tiedostot.

Rekisteröidyn informointi

Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä internet-sivuilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa, mitä itseään koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.

Rekisteröidylle ilmoitetaan tiedot, joita hänestä on mahdollisesti tallennettu, mihin tietoja käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee ne lailliset syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Mikäli tallennetussa tiedossa on virhe, se on tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan tai lopettamaan kokonaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn laissa säädetyin perustein. Mikäli WestStarilla kuitenkin on laillinen perusteltu syy tällaisten henkilötietojen käsittelyyn, ei rajoitusta tai kieltoa tarvitse noudattaa.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Sinulla on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Niissä tilanteissa, joissa WestStarin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa tällainen suostumus, milloin tahansa.

Rekisteröity voi lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymyksen yllä mainittuun osoitteeseen tai suoraan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus reklamoida henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutettu (Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki), jonne voi myös olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa (www.tietosuoja.fi).

Kuinka saat tiedon Tietosuojaselosteen muuttumisesta

Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa toimintamme ja Palveluidemme kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme.

Evästeet

Eväste (cookie) on tunnistetiedosto, jonka palvelu lähettää koneellesi. Evästeiden avulla hallitaan palvelutapahtumaa. WestStar Oy käyttää evästeitä vain parantaakseen käyttäjäkokemuksia ja palvelun yleistä tasoa sekä analysoidakseen www-sivustonsa käyttöä markkinointia ja laaduntarkkailua varten.

WestStar Oy saattaa käyttää myös kolmannen osapuolen evästeitä siinä tarkoituksessa, että WestStar Oy:n yhteistyökumppani voi tukea WestStar Oy:tä esimerkiksi sen www-sivustojen käytön analysoimisessa ja arvioimisessa.

Rekisteröity voi halutessaan muuttaa web-selaimensa asetuksia niin, että joko kaikki tai vain sellaiset evästeet, jotka eivät tule suoraan WestStar Oy:n palvelusta, tulevat estetyiksi. Rekisteröity voi halutessaan muuttaa selaimensa asetuksia myös niin, että hän saa tiedon evästeiden kulloisestakin käyttämisestä. Jos kaikki evästeet on estetty, WestStar Oy:n palvelu voi lakata toimimasta joko kokonaan tai osittain.